O controle de visitantes é uma medida de segurança muito importante nos condomínios, sejam residenciais ou comerciais. A circulação dessas pessoas demanda cuidado por parte da administração condominial para que os moradores e os usuários não corram riscos. Não são raras as vezes em que vimos nos noticiários que um visitante causou transtornos dentro de um edifício.
Se você é o síndico do condomínio e quer fazer um controle de visitantes eficiente para resguardar moradores e usuários, deve adotar algumas práticas que envolvem condôminos, funcionários e a própria administração.
Confira a importância desse controle de acesso e as condutas que devem ser adotadas.
IMPORTÂNCIA DE MANTER UM CONTROLE DE VISITANTES EFICIENTE NO CONDOMÍNIO
Quantas pessoas circulam pelo condomínio diariamente? Muitos acreditam que, em um condomínio residencial, o fluxo pode ser mais limitado. No entanto, atualmente já existem enormes condomínios desse tipo, com vários edifícios e milhares de pessoas. Ou seja, o fluxo de pessoas varia bastante devido a inúmeros fatores. Mas fato é que basta um visitante indesejado para causar o caos no local.
Por isso, manter um controle de visitantes eficiente, independentemente da natureza e do tamanho dos condomínios, é essencial. A importância de adotar essa prática é relevante, pois ela contribui para:
Evitar que pessoas circulem nas áreas internas do condomínio sem terem sido identificados corretamente.
Bloquear a entrada de funcionário demitido após descadastramento na portaria;
Estipular horários de entrada e saída para prestadores de serviço;
Identificar o roteiro feito por cada pessoa dentro do espaço;
Identificar os horários de entrada e saída dos visitantes;
Organizar a circulação de pessoas nas áreas comuns;
Identificar quem está em circulação pelo condomínio;
Evitar assaltos, furtos e roubos.
PRÁTICAS DE CONTROLE DE VISITANTES
Controlar o acesso é um das boas práticas que o síndico pode adotar em sua gestão condominial. Diante da importância de realizar um bom controle de visitantes, a administração deve ter em mente algumas condutas que otimizam essa tarefa. Dentre elas, está adotar um método, treinar funcionários, documentar situações, privilegiar a segurança, e outras.
ADOTE UM MÉTODO PARA SER SEGUIDO SEMPRE
Métodos são procedimentos organizados em sequência que auxiliam uma pessoa a lidar com determinada função. Quando se fala em controle de visitantes, adotar um método pode ser o diferencial para a eficiência da tarefa. Isso porque ele contribui para verificar em quais etapas estão as falhas e os pontos de melhoria. Ao definir um processo de monitoramento das pessoas que acessam o condomínio, o síndico o realize de forma otimizada.
Você pode adotar 4 etapas diferentes para fazer o controle de visitantes:
Identificação: a primeira etapa ocorre quando o visitante chega ao condomínio. Por meio de comunicação eletrônica (interfone ou circuito de TV) ou de vidros blindados, sem que ocorra sua entrada no local, o visitante se identifica e informa o objetivo da visita, bem como o apartamento ou sala ao qual se dirigirá e o nome do morador/usuário;
Confirmação: após a identificação do visitante, o porteiro entrará em contato com o morador/usuário para verificar se o visitante pode ter acesso ao local;
Acesso ao condomínio: após a confirmação pelo morador/usuário, o visitante poderá ingressar no condomínio. Caso não esteja no local e não exista uma autorização por escrito com todos os dados do visitante, ele será barrado, podendo contactar o morador/usuário por seus próprios meios e saber o modo de fazer o acesso.
Registro: é interessante que o porteiro registre todos os dados principais do visitante (nome, documento, apartamento/unidade visitada) para ajudar sua rastreabilidade em momentos de necessidade.
TENHA UM SISTEMA INTEGRADO DE CONTROLE DE ACESSO
Um bom controle de visitantes depende de três fatores: equipamentos, recursos humanos e normas e procedimentos. A esse conjunto damos o nome de sistema integrado de controle de acesso.
A instalação de equipamentos/estrutura deve ser precedida de uma análise por empresa de segurança. É ela a responsável por fazer um projeto adequado, que atenda às necessidades do condomínio. Isso porque, em alguns tipos, as entradas por meio de biometria e a guarita blindada podem ser necessárias. Mas em um condomínio pequeno, sem portaria, poder ser mais interessante investir em iluminação apropriada e monitoramento por câmeras, bem como portões e fechaduras.
Juntamente com os equipamentos, há condomínios que demandam equipe de segurança bem treinada, qualificada e capaz de agir de maneira correta em todas as ocasiões. Em condomínios muito extensos, como os condomínios fechados de casas, a equipe terá atribuições de ronda, por exemplo.
Para cada estrutura e profissionais, devem ser estabelecidos e cumpridos procedimentos específicos que envolvem moradores, prestadores de serviços, funcionários do condomínio e, claro, visitantes.
PRIVILEGIE A SEGURANÇA
Nem todos os procedimentos adotados pelo síndico são aprovados pelos proprietários das unidades e demais usuários do condomínio. No entanto, quando se trata de segurança, não é possível fazer concessões. Todos devem compreender que um rígido controle de visitantes tem o único objetivo de prezar pela proteção e integridade de todos. E não basta um eficiente sistema de segurança, sendo também necessário abrir mão da comodidade de ter acesso liberado facilmente para privilegiar esta proteção.
TREINE SEU PESSOAL
A importância do porteiro em um condomínio é inestimável. Ele é o primeiro contato do público externo, mas também o funcionário que lida diretamente com os demais usuários. Ao mesmo tempo em que deve ser cordial, simpático, responsável, disciplinado, prezar pelo sigilo e pela discrição, é parte fundamental do sistema integrado de segurança.
Além deles, todos os profissionais que lidam com o controle de visitantes, como eventual equipe de segurança. Todos esses funcionários devem ser treinados para intimidar a ação de pessoas má-intencionadas que tentam ingressar no condomínio. Em outras palavras, devem agir conforme os procedimentos estabelecidos para controlar o acesso, sendo rígidos com os usuários que querem burlar as regras estabelecidas. Por fim, eles devem ter consciência da importância do seu papel na segurança e na proteção de todos.
Executar o trabalho de maneira correta é um primeiro passo para o controle de visitantes eficiente, e isso só é possível com treinamento e capacitação.
NÃO ABRA EXCEÇÕES
Você já teve que lidar com moradores que se consideram superiores aos funcionários do condomínio? Em geral, são as mesmas pessoas que esbravejam quando vêem seus visitantes submetidos a um rigoroso controle de acesso. Infelizmente, essa é uma situação chata que o síndico deve suportar, mas jamais abrir exceções. É preciso deixar bastante claro para o morador que ninguém terá privilégios no quesito segurança. Afinal, não é justo colocar em risco à coletividade para atender aos anseios de uma pessoa.
Ainda que, na concepção do morador, o porteiro tenha agido com rigidez, o síndico não deve repreendê-lo na frente de ninguém, para que o morador mais exaltado não tenha argumentos para questionar as normas de segurança.
A partir do momento em que se abre exceções no controle de visitantes, corre-se um risco de todos os moradores questionarem todo o sistema integrado de segurança. Por isso, mais uma vez, é preciso fornecer treinamento aos funcionários que lidam com o controle de acesso para que saibam como lidar com determinadas situações.
Pessoas sem documentos de identificação ou que não sabem o nome a unidade correta do morador/usuário que deseja encontrar aparecem a todo o momento na portaria. Do mesmo modo, aquelas que estão acompanhadas de alguém que o morador desconheça ou que insistem em entrar na ausência do morador. Todas essas situações devem ser vistas como um risco. Mais um motivo para não abrir exceções e dar brechas de segurança.
DOCUMENTE TODAS AS SITUAÇÕES
O controle de visitantes pode ser considerado muito rígido pelos moradores/usuários do condomínio. É comum que existam situações em que um ou outro se exalte, perde o controle ou se negue a seguir os procedimentos de segurança. Diante desses casos, o síndico ou o porteiro deve documentar e descrever o ocorrido, apontando data, hora, nome do morador/usuário e número da unidade.
Há também as situações de emergência, que o morador precisa de agilidade para entrar ou sair do condomínio. Para dispensar os protocolos de segurança, também deve ocorrer a documentação da situação.
PROMOVA A CONSCIENTIZAÇÃO DOS CONDÔMINOS SOBRE O CONTROLE DE VISITANTES
A compreensão e atitude dos condôminos em relação ao controle de visitantes também é uma prática fundamental para garantir a segurança da coletividade. Não se pode desconsiderar que muitas falhas no controle de acesso ao condomínio se dão por culpa dos próprios moradores/usuários. Muitos querem que seus amigos e parentes não passem por um rígido procedimento realizado na portaria, e pressionam os funcionários para que ele não seja feito.
Para que situações como essa não ocorram, é preciso instruir todos sobre a importância do controle de visitantes. Seja em assembleias, reuniões, ou por meio do sistema de gestão de condomínio, é fundamental que o síndico reforce o alerta quanto à segurança. Vale dar exemplos de situações reais de risco que decorreram de um sistema ineficaz e pouco rígido de controle de acesso.
Uma boa forma de conscientizar os condôminos sobre o fato é buscando profissionais de segurança para falar sobre o tema. Outra boa medida é fixar informativos nas áreas comuns e elevadores que abordam as melhores práticas de controle de visitantes.
Quando possível, em assembleia, avalie algumas condutas, juntamente com os condôminos, sobre o acesso ao condomínio. Da mesma forma, destaque sempre as sanções previstas nas leis condominiais àqueles que cometem infrações e reincidências ao evitar o controle.
NÃO SE ESQUEÇA DE CONTROLAR O ACESSO À GARAGEM
A garagem também é um local pelo qual os visitantes podem acessar o condomínio. Por isso, não negligencie o controle no local. Existem alguns condomínios que preveem vaga de estacionamento para visitantes. Mas, antes que ele possa acessá-lo, é preciso que o veículo seja registrado no sistema de controle de visitantes, constando a placa do veículo e a unidade responsável por ele.
O acesso à garagem por moradores/usuários pode ser feito com adesivos de identificação ou crachás para os carros. Mas se tiver um visitante junto com eles, é importante que o porteiro também o identifique. Afinal, o controle de visitantes não é somente uma medida de segurança para a coletividade, mas também para o próprio terceiro que ingressa no condomínio. Saber quem circula pelos espaços pode ser fundamental em situações de emergência, por exemplo.
INVISTA EM EQUIPAMENTOS E RECURSOS TECNOLÓGICOS DE SEGURANÇA
A última medida que torna o condomínio mais seguro no que diz respeito ao controle de visitantes é o investimento em equipamentos e recursos tecnológicos de segurança.
Você já ouviu falar em eclusas? Essa estrutura é constituída por portões duplos: o visitante, seja a pé ou de carro, ingressa no primeiro portão e, após estar no interior da eclusa, o segundo portão (que dá acesso ao condomínio de fato) é aberto. Só se consegue ingressar no segundo portão se todos que estiverem no interior da eclusa forem devidamente identificados e autorizados a ingressar no condomínio.
Existem outras formas de controle de acesso que são utilizadas comumente para condôminos, como cartões magnéticos, por código de barra, biometria e reconhecimento facial. O controle de veículos pode ser feito com controles remotos atrelados à placa, ao morador/usuário e ao modelo de veículo. Se tiver um visitante com o morador/usuário, ele deve ser identificado, como mencionamos acima.
Outro equipamento que pode ser útil nesse controle é o software que registra fotos e horários de entrada e saída dos visitantes. Eles podem ser complementados com as famosas câmeras de segurança, circuitos internos de TV e equipamentos de segurança do perímetro do condomínio.
Um ponto importante a ser destacado é a infraestrutura do condomínio. De nada adianta ter equipamentos de segurança e recursos tecnológicos se a guarita, que é onde ficam porteiros e profissionais de segurança, não estiver bem localizada, permitindo fácil visualização das entradas do condomínio.
SOFTWARE DE GESTÃO CONDOMINIAL
Dentre os recursos tecnológicos que merecem destaque, está o software de gestão condominial. Esse programa ajuda o síndico a organizar o cotidiano do condomínio, oferecendo muitos benefícios, como manter atualizados os cadastros de moradores, funcionários e fornecedores, centralizar informações, facilitar as reservas das áreas comuns, organizar as finanças, otimizar o tempo, os recursos, os processos e a comunicação. E, claro, o controle de visitantes não poderia faltar.
Bons softwares apresentam um módulo específico para a portaria e suas tarefas. No caso do Condobox, a “Portaria” é um módulo essencial para condomínios que possuem muitos usuários. Encomendas, liberações de acesso, visitantes, registro de entrada e saída, dentre outros pontos são abordados por ele.
No tocante ao cadastro de visitantes e controle de entrada e saída, basta cadastrar visitantes e prestadores de serviços na ferramenta. Os dados são armazenados no sistema e ficam acessíveis a quem quiser. Os próprios condôminos podem cadastrar as pessoas que receberão, o que agiliza e facilita o processo de identificação dos visitantes. Pode parecer uma prática boba, mas aumenta bastante o controle e a segurança no condomínio.
É também pelo sistema que pode ocorrer a liberação de acesso dos visitantes. Além de cadastrá-los, os moradores/usuários podem criar a liberação, determinando dias e horários nos quais o visitante pode entrar, sem necessidade de contato do porteiro. Isso também vale para a lista de convidados de eventos.
O controle de visitantes é uma medida fundamental para a segurança e a proteção de todos os usuários do condomínio. Para que seja eficiente, o síndico deve promover a conscientização dos moradores, treinar e capacitar seus funcionários, investir em equipamentos, procedimentos e recursos de segurança, especialmente um software de gestão condominial.
